Wie Sie mit einer SalesPipeline Software Ihren SalesFunnel im Auge behalten und Ihren Erfolg steuern!

In diesem Beitrag lernen Sie die Vorteile eines klaren Prozesses für die Vorhersage (den Forecast) Ihrer zukünftigen Umsätze kennen.

Bevor sich ein Bergsteiger auf die Reise begibt, definiert er sein Ziel – meistens einen schönen Berggipfel, klärt die Rahmenbedingungen ab (Wetter, Wegverhältnisse, Kleidung, Versorgung, etc.) und erstellt einen Zeitplan.

Wenn er startet, hat er entweder eine Karte oder einen GPS-Track mit, um sich gegebenenfalls zu orientieren, den Weg wieder aufzunehmen oder passendere Alternativen zu wählen.

Ähnlich verhält es sich im Vertrieb; dank eines SalesPlan´s ist die Zielsetzung klar (der Gipfel in Form von Umsatz, Anzahl der Kunden oder Steigerung der Kundenzufriedenheit), die Rahmenparameter sind gemeinsam im SalesTeam festgelegt und der Start ist erfolgt. Doch was folgt nun? Abwarten und Tee trinken? Hoffen, jeder weiß was er wie zu tun hat?

Sicher eine Möglichkeit, vielleicht aber nicht diejenige, welche Vertriebsmanager beruhigt schlafen lässt.

Sinnvoller Weise gibt es entsprechende Werkzeuge und Methoden welche Ihnen in Echtzeit die Information geben, ob Sie und Ihr Team auf dem richtigen Weg sind.

SalesFunnel – SalesPipeline

Verkaufs-Pipeline

Was genau ist nun der SalesFunnel – eine SalesPipeline?

Der SalesFunnel ist eine Methode um die Gesetzmäßigkeiten eines SalesProzesses zu vereinheitlichen und sichtbar zu machen. Es handelt sich dabei um einen systematischen und grafischen Ansatz. So wird jeder einzelne Schritt der Teammitglieder vom Erstkontakt mit einem potentiellen Kunden, der Qualifizierung eines Leads, der Validierung in eine konkrete SalesOppertunity (eine reale Verkaufschance) sowie den darauf folgenden verschiedenen Stufen bis zum Abschluss dokumentiert.

Damit lassen sich Fragen wie:

• In welcher Phase befinden sich die einzelnen Geschäfte?
• Haben wir genügend Oppertunities an der Angel?
• Welche Projekte benötigen eine spezielle Aufmerksamkeit?

rasch beantworten.

Es gibt wohl in der heutigen Zeit so gut wie keinen SalesProfessional, welcher noch nicht davon gehört hat. Obwohl dieser Begriff im SalesUmfeld also absolut geläufig ist, gibt es nach wie vor unzählige Unternehmen die dieses Werkzeug nicht oder nur ungenügend nutzen.

Das wäre so, als wenn sich ein Bergsteiger ohne Hilfsmittel (ohne Karte, Kompass oder GPS) auf eine neue und anspruchsvolle Tour macht.

In diesem Beitrag bekommen Sie einen Einblick in den Nutzen dieser Methode und erhalten konkrete Angaben, welche Berechnungen dafür zu Grunde liegen.

Warum wird das Werkzeug SalesPipeline so (zu) wenig genutzt?

In vielen Fällen scheitert es entweder am Herausstreichen der Vorteile für die einzelnen SalesManager oder es gibt keine einheitliche Vorgehensweise, wie die einzelnen Stufen im SalesProzess definiert werden bzw. wie %uelle Wahrscheinlichkeiten darzustellen sind. Manchmal kommen auch noch Unzulänglichkeiten des verwendeten Tools dazu.

Es ergeben sich somit 3 wichtige Ebenen welche zu klären und zu koordinieren sind:

1. Verfügen wir über das richtige Tool?
2. Gibt es eine einheitliche Definition der Stufen im SalesProzess?
3. Welche Vorgaben gibt es bez. der %uellen Einstufung einer Oppertunity?

Als „richtiges“ Tool eignet sich für die meisten Unternehmen ein „einfaches“ OnlineTool – warum?

• schnell startklar (binnen weniger Stunden)
• gute Skalierbarkeit
• verfügbar auf jedem Device (Desktop, Mobile, Tablet, etc.)

Damit können Sie idR den Umweg eines internen Hürdenlaufes umgehen, kommen schnell ins Tun und punkten mit Ergebnissen.

Das Angebot an diesen Tools wird immer größer. Als Begründer dieser Softwarespezies ist Salesforce. Diese Software gibt es seit vielen Jahren als Cloudlösung, immer noch eine top Benchmark.

Heute finden Sie aber auch ausgezeichnete SalesPipeline Software für unter € 10,-/Mitarbeiter und  Monat.

Eine Übersicht mit 50 Tools zum Management Ihres SalesFunnels inkl. Kurzbeschreibung finden sie unter diesem Link (englisch).

Mein Favorit für die meisten Einsätze ist Pipedrive^*1 – aus folgenden Gründen:

• klar, übersichtlich, abschlussorientiert
• gute Import- und Verbindungsfunktionen (u.a. zu Google, Leadfeeder, Outfunnel u.v.m.)
• schnell startklar
• ausgezeichnete iOS App
• eine Software mit toller deutscher Übersetzung
• Das Unternehmen ist jung, dynamisch und mehr als 100.000 Kunden.

Welche Stufen sind sinnvoll?

Zurück zum SalesProzess, kommen wir auf die unterschiedlichen Stufen – auch Stages genannt – zu sprechen. Wie viele und welche braucht es?

Für eine sinnvolle Dokumentation gehen wir von mind. 5 Stufen aus:

1. Identifizierung
2. Qualifizierung
3. Angebot
4. Verhandlung
5. Abschluss

Um die potentiell zu erwartende Umsatzsumme besser darstellen zu können, bewährt sich die Darstellung der einzelnen Stufen mit einem gewichteten Wert (in Prozent). Dieser gewichtete Wert beschreibt die Wahrscheinlichkeit des Abschlusses.

Wie legen Sie den gewichteten Wert fest?

Dafür haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten.

a) Sie folgen den Vorgaben bzw. ändern diese nach Ihrem „Gefühl“ ab, z.B.

Identifikation 0%
Qualifizierung 10%
Angebot 30%
Verhandlung 60%
Abschluss 100%

oder

b) Sie berechnen die jeweiligen Prozentsätze.

Wie das geht? Ganz einfach:

Dass ein Abschluss 100% haben soll, steht klar ausser Zweifel. Anders schaut es bei den %uellen Gewichtungen der anderen Stufen aus. Dabei kann eine simple Rechnung fundierte Zahlen dafür liefern.

Schauen wir uns zu erst die Stufe Verhandlung an. Wie viele Angebote in Verhandlung benötigen Sie bzw. Ihr SalesTeam um zum Abschluss zu kommen? Nehmen wir an 2, sprich bei jeder zweiten Verhandlungsrunde erzielen Sie den Erfolg.

Abschluss = 100% /2 = Verhandlung = 50%.

Auf der nächsten Stufe Angebot wiederholen wir das Spiel. Wie viele Angebote werden gelegt um diese auch abzuschliessen? Unsere Annahme für dieses Beispiel 4, die Rechnung:

Abschluss = 100% /4 = Angebot = 25%

Und das Ganze noch einmal auf der Stufe Qualifikation; wie viele Ansprachen sind erforderlich um einen Abschluss zu erreichen? Gehen wir nun von der Zahl 50 aus, so lautet die Rechnung:

Abschluss = 100% /50 = Qualifikation = 2%

Lassen Sie uns die einzelnen Stufen im Überblick berechnen

Nehmen wir an, das Umsatzziel steht bei € 70.000,-, eine Abschluss bringt € 10.000,-. Wie viele Projekte/Oppertunities braucht es in der jeweiligen Stufe?

Identifizierung – 0% x 250 = € 0,-
Qualifikation – 2% x 100 = € 20.000,-
Angebot – 25% x  10 = € 25.000,-
Verhandlung – 50% x 8 = 40.000,-
Abschluss – 100% x 3 = 30.000,-

Auf welche Summe Sind Sie gekommen?

Wenn Sie ebenfalls € 115.000,- errechnet haben, stimmen wir dahingehend überein (sonst hat sich Excel verrechnet…).

Wie würden Sie dieses Ergebnis bewerten?

Gut, da über dem anvisierten Ziel? Oder aber schlecht, weil … Begründung?

Um mit Ihnen Klartext zu reden – und genau dazu lesen Sie ja auch wohl diesen Beitrag – eine Zahl von € 115.000,- ist bei einem Umsatzziel von € 70.000,- viel zu gering.

Da bei Projekten in der SalesPipeline noch sehr viel passieren kann (wie Verschiebung der Vergabe, Abbruch oder eben auch, dass ein anderer Lieferant zum Zuge kommt), ist in der Regel eine 3-4 fache Umsatzsumme als Target in der SalesPipeline erstrebenswert.

In unserem Fall also > € 210.000,-.

Für Sie zusammengefasst – die Vorteile eines strukturieren Sales Funnels:

“What doesn’t get measured doesn’t get done.” nach Peter Drucker

1. Aktueller Indikator des Sales in Ihrem Unternehmen
2. Transparente Übersicht für AccountManager und SalesManagement
3. grafische Darstellung der Umsätze, die Sie in den nächsten Monaten erzielen werden
4. einfache Verwaltung der Kundenaktivitäten im SalesProzess
5. gezielte Vorgehensweise, um Oppertunities abzuschliessen oder aber auf die nächste Stufe zu bringen
6. umfangreiche Kontrolle über Ihre Sales Zahlen (Anzahl der Oppertunities, durchschnittliche Auftragsgröße, Abschlussrate und Zeitspanne bis zum erfolgreichen Abschluss)

Eine SalesPipeline macht Sie zum vorausschauenden Bergsteiger, der unabhängig vom Glück (dem „lucky punch“) sein Ziel verfolgt und sein Ziel (den Gipfel) erfolgreich erklimmt.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Empfehlungen gleich hier in den Kommentaren!

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